Käyttöönottokoulutuksella digitaalinen omavalvonta haltuun Nakkilan kunnan keittiöissä
LinkedIn
Pintahygieniamittarin testaamista ja vastaanottokuorman lämpötilojen tarkistusta – digitaalisen omavalvontapalvelun käyttöönotto starttasi Nakkilan keittiöissä käytännönläheisellä koulutuksella, jotta palvelun käyttö solahtaisi heti alusta alkaen sujuvaksi osaksi keittiöiden jokapäiväistä arkea.
Nakkilan kunnassa otettiin käyttöön Nokevalin digitaalinen omavalvontapalvelu, OVA-palvelu, maaliskuussa 2022. Digitaalisen omavalvonnan avulla voidaan unohtaa manuaaliset aikaa vievät työvaiheet ja huolehtia ruokaturvallisuuden varmistamisesta helposti ilman kynää ja paperia, viranomaismääräysten mukaisesti.
Jotta palvelun käyttö olisi mahdollisimman helppoa ja sujuvaa heti ensimmäisestä päivästä lähtien, järjestettiin jokaisessa Nakkilan keittiössä oma lähikoulutus Nokevalin Customer Success Managerin, Juuli Vierin, opastuksella.
”Käyttöönottokoulutuksen tavoitteena on varmistaa, että omavalvonnan tehtävien suorittaminen digitaalisen omavalvontapalvelun avulla sujuu heti alusta alkaen helposti ja nopeasti jokapäiväisessä arjessa. Koulutuksessa käymme palvelun toiminnot läpi vaihe vaiheelta sekä teemme omavalvonnan tehtäviä asiakkaan omassa toimintaympäristössä parhaan oppimistuloksen takaamiseksi”, kertoo Vieri.
Ennen koulutusta – omavalvontasuunnitelman digitalisointi
Ennen koulutusta Vieri ja Nakkilan kunnan ruokapalveluyksiköstä vastaava Kirsi Sulin digitalisoivat yhdessä Nakkilan keittiöiden omavalvontasuunnitelman OVA-palveluun. Omavalvontasuunnitelman digitalisointi tarkoittaa sitä, että omavalvonnan tehtävät sekä niihin liittyvät lämpötilojen raja-arvot ja tehtävien suoritusvälit määritellään palveluun niin, että ne vastaavat Nakkilan kunnan tarpeita ja Ruokaviraston ohjeita. Digitalisoitu omavalvontasuunnitelma ohjaa kannustavien tehtävien avulla sekä työntekijöitä että vastuuhenkilöitä.
Palveluun voidaan asettaa lämpötilatehtävien lisäksi myös hygienia-, siivous- ja hävikkitehtäviä. Nakkilassa aiotaankin palvelun avulla huolehtia myös siivoustehtävien suorittamisesta sekä seurata hävikin kertymistä. Tehtävät voidaan ajastaa tiettynä hetkenä toteutettaviksi tai ne voivat olla aikaan sitomattomia.
”Hävikkiä voi kerääntyä yllättävistäkin kohteista. Palveluun määritetyn hävikkitehtävän kautta voimme helpommin seurata pitkällä aikavälillä, mistä ruoista hävikkiä syntyy”, kertoo Sulin.
Palveluun ennalta määriteltyjen ja ajastettujen tehtävien avulla työntekijöillä on aina ajantasainen omavalvonnan tehtävälista käytettävissään. Digitalisoitujen tehtävien kautta palvelu osaa kertoa, kun on aika suorittaa vaikkapa leikkuulaudan pintahygieniamittaus ATP-luminometrillä.
Omavalvontalaitteiden asennus tehokkaasti yhdessä päivässä
Ennen koulutusta asennetaan keittiöihin myös lämpötilavalvontaa automaattisesti suorittavat langattomat omavalvontalaitteet. Nakkilassa kylmälaitteiden lämpötila-anturien ja astianpesukonelähettimien asennuksesta huolehti Nokevalin asiakkuuspäällikkö Antti Järvinen.
”Langattomien laitteiden asennus ei vaadi keittiöiltä etukäteen mitään toimenpiteitä. Nakkilassa keskuskeittiön laiteasennukset hoituivat kahdessa tunnissa, eikä asennuksesta aiheutunut keittiölle toimintakatkoksia. Asennuksen jälkeen automaattinen lämpötilavalvonta alkaa heti kerryttää lämpötilatietoa palveluun. Käytössä olevat laitteet voidaan myös helposti sijoitella tarpeen mukaan uudestaan, mikäli esimerkiksi kylmäkaappi vaihdetaan uuteen”, kertoo Järvinen.
Konkreettinen koulutus innostaa ja aktivoi omavalvonnan tehtävien suorittamiseen
Nakkilan keittiöiden koulutusten sisältö räätälöitiin käyttäjäkohtaisesti eri toimipisteisiin sekä omanaan palvelun pääkäyttäjälle. Peruskäyttäjäkoulutukset suoritettiin kolmessa eri toimipisteessä, jolloin jokaisen keittiön ammattilaiset pystyivät keskittymään koulutuksessa juuri kyseisen keittiön digitalisoituihin omavalvonnan tehtäviin.
Peruskäyttäjäkoulutuksessa otettiin haltuun omavalvonnan tehtävien suorittaminen OVA-palvelun ja siihen kuuluvien mittalaitteiden avulla. Nakkilan työntekijät suorittivat pintahygieniamittauksia ATP-luminometrillä sekä lämpötilamittauksia muun muassa vastaanottokuormasta ja tarjolla olevasta kouluruoasta.
Peruskäyttäjäkoulutus saa työntekijöiltä kiitosta selkeästä ja käytännönläheisestä toteutustavasta.
Pääkäyttäjäkoulutus on suunnattu keittiön toimintaa suunnitteleville ja ohjaaville henkilöille, jotka määrittävät omavalvonnan tehtävät palveluun ja seuraavat niiden toteutumista. Seurannan avulla voidaan kehittää keittiön toimintaa, kuten esimerkiksi ennakoida kylmäkoneiden huoltotarpeita tai tehdä muutoksia hävikin minimoimiseksi. Nakkilan pääkäyttäjäkoulutuksessa käytiin läpi muun muassa omavalvonnan tehtävien ja ohjeiden määrittäminen, hälytysten seuranta ja raportointitoiminnot.
”Näin monenlaisia järjestelmiä käyttäneenä OVA-palvelu vaikuttaa oikein selkeältä. Yllätyin erityisen positiivisesti raportointitoiminnosta. Esimerkiksi kylmiöiden lämpötilakuvaajasta näkee heti, onko kaikki hyvin tai miten pitkän lämpötilapiikin esimerkiksi tukkukuorman purkaminen aiheuttaa. Raportoinnin avulla myös terveystarkastaja pääsee näkemään tarvitsemansa tiedot vaivatta”, kertoo Sulin.
Jälkikatsaus apuna ensimmäisten viikkojen jälkeen
Käyttöönottokoulutukseen kuuluu myös noin kahden viikon kuluttua koulutuksesta järjestettävä jälkikatsaus, joka tarjoaa apua ensimmäisten viikkojen informaatioähkyyn.
”Uuden palvelun käyttöönotossa tulee valtavasti uusia omaksuttavia asioita yhdellä kertaa. Jälkikatsauksessa pureudumme ensimmäisten päivien aikana ilmenneisiin arjen pulmiin ja kysymyksiin. Jatkossakaan ei tarvitse jäädä kysymysten edessä yksin. Asiakaspalvelumme on arkisin puhelinsoiton tai sähköpostin päässä”, kertoo Vieri.
Koulutuspäivän jälkeen Sulin on tyytyväinen. Palvelu on käyty työtekijöiden kanssa läpi ja kirjalliset ohjeet ovat myös valmiina apuna, kun ensimmäiset ajastetut tehtävät ilmestyvät seuraavan viikon maanantaina palveluun suoritettavaksi.
”Olen luottavaisin ja innokkain mielin siitä, että saamme tästä hyvän paketin keittiöidemme omavalvontaan. Myös työntekijät olivat positiivisin mielin koulutuksen jälkeen”, iloitsee Sulin.
Nakkila
• 5300 asukkaan vehreä maalaiskylä Satakunnassa Kokemäenjoen varrella
• Ruokapalveluyksikkö: viisi koulua, päiväkoti, ryhmäperhepäivähoito sekä kaksi vanhainkotiyksikköä
• nakkila.fi
